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日本の履歴書

自分の国で就職活動経験ある人なら、履歴書を書く基本はわかっていると思います。しかし、どんな国でも履歴書の特徴、書くべき事、絶対に書いてはいけないことに関するのルールは少し異なります。
日本の履歴書が今まで慣れてきた履歴書の書き方と違う可能性があります。以下にに書き方、書くべきことに関して、説明いたします。


初めに

日本の履歴書は自由に記載することよりも、様式に従って書くことを重視します。履歴書テンプレートは(封筒付き・無し)コンビニ、文具店、100円ショップで売られています。そして、「タウン・ワーク」といったような無料バイト雑誌にも、バイト用無料テンプレートがあります。
様式といっても、テンプレートによって、細部が違っている場合があります。目的・使い方によっても違うためです。目的には新卒用、バイト用、転職用などがあります。一番大きな違いは情報を書ける空欄が異なります。例えば、新卒には職歴がありません。バイトの経験があるとしても、将来の仕事に関係ない場合には書きません。したがって、職歴のための空欄が少ないのです。

英語にかかわる仕事をしたい外国人にとって、日本語での履歴書がメインになりますが、簡単な英語の履歴書を日本語の履歴書と同封するのがお勧めいたします。ただし、英語の履歴書だけを送ることは日本の採用者にとって、不親切な人間だと思われる可能性があるので気をつけたほうがよいでしょう。

日本履歴書のテンプレートはワードファイルとしてダウンロードできます。以下の作り方を見ながら書きましょう。


作り方

日付

郵送する場合、郵送する日付を書きましょう。
面接に持っていく場合、面接の日付を書きましょう。
年は年号で書きましょう。

氏名・住所・電話番号

文字通り、名前、年号を使った年月日、現在何歳、性、現在暮らしている場所の住所、メールアドレス、電話番号を書くための分です。住んでいる住所と異なる場合に連絡先の住所も書きましょう。
名前と住所はフリガナもちゃんと書きましょう。「ふりがな」はひらがなで書かれたら、ひらがなを使い、「フリガナ」はカタカナで書かれたら、カタカナで書きましょう。

写真

履歴書は写真が付けておりものです。のりなどでつける場合、まずは写真の後ろに自分の名前を書きましょう。
写真に関して、様式に沿った撮り方を重視します。清潔感がありかつ目立ちすぎない見た目が基本です。

  • 無地の背景
  • 正面から、胸あたりから上全部まで
  • 耳が隠れない程度の髪型
  • 優しい笑顔は許されていますが、絶対に歯を見せるのはいけません
  • 髭は手入れのあるもの(会社により、完全に剃ったほうがお勧めです)
  • 黒(か紺)のスーツ
  • 写真はパスポートサイズです (フォーマットは3/4です。 横は24mm~30mm; 縦は30mm~40mm)

学歴

初行の真ん中に「学歴」を書いて、次の行から情報を載せましょう。
一番上は一番古い情報で、経時的に進みましょう。
高校卒業から書きましょう。
入学は一行になり、卒業も一行になります。年月、国、学校名と学部・卒業におけるタイトルも書きましょう。フォーマットは「年月 - 国、学校名(、学部) - 入学・卒業」になります」。
高校卒業後のキャリアに関しては、日本では空白期間、つまり何もしていない期間を嫌う傾向にあるので、些細なことでも書いたほうがよいでしょう。

職歴

学歴の最後の行から、行を一つ空けて書きましょう。行ひとつ開けてから、行の真ん中に「職歴」を書き、次の行に情報を書きましょう。
上から時系列に沿って一番古い経験から一番最近まで書きましょう。入社は一行になり、退職も一行になります。バイトは含まない方がよいでしょう。
一般的に詳しい職務内容は面接時に聞かれることが多いですので、履歴書に書かなくてもいいです。
まだ何も経験ない場合は「無し」を書きましょう。

免許・資格

文字通り、免許・資格(運転免許、日本号能力試験、TOEIC、TOEFL、など)を書きましょう。フォーマットは「免許・資格を得た日付、免許・資格名、レベル」。期限ある場合は、その期限を最後に書きましょう

志望動機

働きたい理由をかきましょう。会社募集の情報と自分のスキルと能力を合わせて書きましょう。
注意すべき点は、「スキルをつけて将来転職したい」といった内容は避けたほうが懸命だという点です。日本の企業でも新しい企業は別ですが、古い企業では一般的に転職することを嫌います。したがって、そのような内容は避けたほうがよいでしょう。

本人希望記入欄

給料、タイトル、仕事場など時に希望ありましたら、ここで書きましょう。
特に希望ない場合は一般的に「貴社規定に従います」と書きます。

最後に

最大の通勤時間、配偶者が有り・無し、配偶者の扶養義務が有り・無し、と扶養家族数を書きましょう。

ポイント

プリント?手書き?

日本では、履歴書を「手書き」する方がよい、といった文化がまだまだ根強く残っています。したがって、書くことができるのであれば「手書き」する方がよいでしょう。しかし、当然ですが「手書き」の履歴書が読むことができない水準のものならば、「プリント」すべきでしょう。
すなわち、手書きのは丁寧ですが、プリントでも大丈夫です。

添え状

いつでも添え状を履歴書に同封しましょう。日本だけではなく、海外でも添え状のない履歴書は無視される場合が多くあります。自分の日本語に少しでも不安ある場合、日本人友人に確認お願いしたほうがお勧めです。
次の添え状テンプレートを使っても、以下の記事も確認してから書きましょう。

郵送日の日付をページの一番上(左側でも、右側でも自由)に書きましょう。
  続いて、左側に正式な会社名前(株式会社なども含んで)書きましょう。採用担当者の名前を分かっている場合は、その方宛に書きましょう。名前の漢字を間違ってないかを必ず確認してください。担当者の名前が分からない場合は「総務部人事課 採用ご担当者様」だけ書けばよいでしょう。
会社情報の下に、右側に自分の情報(名前、住所、連絡先)を書きましょう。この部分は手紙の下でも大丈夫でしょう。
それから、手紙の条件を書きましょう。(任意)「応募書類の送付について」が多く使われています。

手紙を「拝啓」で始めましょう。ビジネス手紙で「前略」が使われる場合もありますが、添え状では使いません。
最初の行は「貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」のような正しい挨拶を書きましょう。
続きまして、手紙を出している理由とどこで、どの採用募集情報を見ましたなどを書きましょう。もし応募ではなければ、まず急に手紙と履歴書を送っていることに謝りましょう。その後、簡単に自己紹介を書きましょう。
それから、簡単に二行で自分の目的と会社の目的を合わせましょう。会社にとって、自分のメリトを説明のためになります。
最後に、丁寧に会社の方と会えるかの世がありましたらに関する光栄と感謝の気持ちを伝えましょう。
最後に(右側に)「敬具」で手紙の内容を終わりましょう。

「敬具」の二・三行下に、同封する物を書きましょう。ページの真ん中に「記」を書き、リストを作り、右下に「以上」を書くのは一般的なやり方です。
手紙の上に個人情報をかけなかった場合は、同封リストにしてでもできます。

手紙の書き方としていつでもできるだけに丁寧で、謙遜に書きましょう。自慢せずに、嘘も付かないように、会社にとって自分を雇うメリトを説明したほうが良いでしょう。


履歴書の郵送

メールで送る場合はPDFとして送ったほうがお勧めです。PDFでしたら、フォーマットは綺麗のままですので。ワードファイルをPDFにするには、保存して後、「名前を付けて保存」を選択し、「ファイル名」の下にある「ファイルの種類」を「PDF」にしてください。
しかし、日本ではメールより郵送の方が丁寧に思われています。郵送する場合に正しく封筒の準備などを気を付ける必要があります。
封筒自体を考える前に、入れるものの案内の一覧:

  • 履歴書を(真ん中以外の所で)折らないで下さい。従って、履歴書に合わせた封筒を選びましょう。
  • 履歴書と同封にするもの(手紙など)をクリアホルダーに入れてから、封筒に入れましょう。ダメージから守られる上に、郵送先に全部を簡単出綺麗に纏めた形に届きます。
  • ちゃんと重さとサイズに足りるように、切手を貼りましょう。不安の場合は郵便局、又はコンビニにはかってもらってから、切手を買いましょう。
続きまして、封筒のテキストです。履歴書紙と一緒にセットとして買いましたら、案内も一緒にあるはずです。封筒にも郵便番号のための赤い箱と一緒に、赤い文字で「履歴書在中」が書いてあるはずです。封筒は真っ白でしたら、右のイメージを確認してください。(クリックすると、新しいタブが開きます)。
    1. 右上に会社の郵便番号を横に書いてください(箱がある場合は、箱一つに数字一つに入れてください」。
    2. 郵便番号の下に(封筒の右側に)会社の住所を縦に書いてください。場合によって、ビルの名前などを住所の左に新しい行に書いたほうが綺麗に見えます。
    3. 封筒の真ん中に会社名を大木文字で書いてください(「株式会社」や「一般財団法人」なども書いてください)。会社名前の左側に部署と担当者の名前を書きましょう。部署と担当者が分からない場合は、「総務部人事課 御中」にしたほうがよろしいでしょう。
    4. 左下に赤い箱があるはずです。中に「履歴書在中」という文字があるはずです。このことは書いてない場合は、自分で書いたほうがよいでしょう。
    5. 切手は左上に貼りましょう。
    1. 左上に郵送日を書きましょう。縦に書きますが、数字はローマ字です。年は年号で書きましょう (実例:「2015年」は「平成27年」で、「2016年」は「平成28年」です)。
    2. 左下に自分の郵送番号と住所を書きましょう。並び方は表にある会社の住所の書き方とほぼ同じです。
    3. 封筒も封筒に入れるものも全部完成して、確認済みでしたら、のりで封筒を封じて「〆」でしめましょう。

最後に:

履歴書・添え状・封筒手書きを選んだあなたに、ご注意文字・文書を間違った場合には、修正するのではなく、作り直すことがお勧めです。ペン修正液などで文字を消しても、ちゃんとした風に感じられません。

頑張ってください!